Reuniões de apresentação de resultados com forte senso de cobrança e urgência
Planejar é básico. Monitorar garante resultados.
A cobrança precisa ser sadia entre sócios.
Há premissas relevantes para boas reuniões de resultado.
As reuniões de monitoramento são um importante instrumento para desenvolvimento da capacidade de gestão e liderança.
Para aprofundar: solicite uma apresentação do consultor sobre a implantação do método
Durante muito tempo a literatura e a academia dos cursos de administração estiveram focadas na defesa do planejamento como fundamento essencial das organizações. Não que hoje este fundamento tenha perdido sentido, mas a idéia de que implementar é tão desafiante quanto um bom planejamento ganhou muita força na última década.
Primeiro porque de fato houve um crescimento da maturidade das organizações no tocante aos processos de planejamento, mas também porque ao ter planos, os gestores começaram a compreender o desafio de tirar as idéias do papel. O guru da gestão, o professor Ram Charam destaca em seus livros que os insucessos empresariais são concentrados por falhas não de planejamento, mas de implementação (70% dos casos).
Outra tendência consolidada na última década que corrobora no mesmo sentido, são as concepções do design thinking e das metodologias ágeis, as quais minimizam a importância e até valorizam os erros, como oportunidades de aprendizados para uma correção mais rápida. Tais concepções valorizam os giros rápidos de "planejamento - execução" como forma de ganho de produtitividade gerencial.
Nesta direção, passamos a defender um processo rápido de planejamento e uma priorização do monitoramento como estratégia de resultados. Especificamente em empresas de serviços, com características societárias diversificadas, com muitos níveis de sócios, o monitoramento se tornou uma dinâmica de alinhamento permanente.
Em nossa experiência em escritórios de advocacia, percebemos a potencialidade de impacto no resultado de boas reuniões de apresentação de resultados. Chamamos de potencialidade, pois existem condições sine quo non para o funcionamento produtivo e sadio destes encontros. É óbvio que mal conduzidas, as reuniões podem expor ainda mais as fragilidades organizacionais.
Para um bom funcionamento das RARs, recomendamos algumas práticas, dentre elas:
Definam os participantes da reunião. Os sócios majoritários? Todos os sócios? Dois momentos, um com os majoritários e outro com todos os sócios?
Definam a periodicidade das reuniões e pactuem antecipadamente o calendário com os participantes, de maneira que todos compreendam que esta é a reunião mais importante da empresa;
Estabeleçam um contrato de convivência: regras de horários, uso de telefones, uso de pautas e atas;
Criem e pactuem uma premissa de cobrança mútua focada em metas individuais e coletivas previamente pactuadas. Se a meta for da área de um dos sócios e ele pactuou aquela meta com todos, confirmou aquele número durante o planejamento, os outros sócios do negócio, são clientes internos destes resultados e têm o direito de cobrar a execução das ações dos planos e boas contramedidas para eventuais desvios;
Guardem um mantra do professor Vicente Falconi: "desculpas são ridículas". Em um ambiente organizacional maduro, não apresente desculpas, analise fatos e dados e apresente sempre soluções efetivas para os problemas. Seja objetivo com o modelo mental do método, pois todos esperam isso de bons parceiros de negócio;
Mantenham a atenção e o respeito pela apresentação do outros sócios. Tenham sempre em mente a "regra de ouro": "não faça com os outros, o que você não gostaria que fizessem com você". A sua contribuição pode potencializar as análises individuais e provocar ganhos sinérgicos.
Reuniões de resultado ditam o ritmo da gestão na medida em que marcam o fim de um ciclo de execução e a abertura de outro ciclo focado na correção dos desvios do anterior. Deixam claras as prioridades do próximo ciclo.
Realizar uma apresentação sobre resultados é um prática impactante para o desenvolvimento gerencial de qualquer profissional, pois exige domínio e apropriação das informações.
Outras orientações sobre Reuniões de Apresentação de Resultados podem ser apresentadas pelos consultores especialistas da Newmark. Caso compreendam o poder do estabelecimento desta prática na sua organização, não exite em nos contatar para a realização de uma apresentação mais aprofundada. Temos workshops para as equipes para promover o aprendizado.
A Newmark vivenciou e vivencia diversas experiências de Reuniões de Apresentação de Resultado. Nos escritórios de advocacia, tal prática se apresentou como excelente instrumento e uma das razões para excelentes resultados. Após a leitura deste material, reflitam entre os sócios e demais líderes da organização a potencialidade da adoção destas recomendações. Analisem ponto a ponto cuidadosamente e compreendam que cada palavra tem um sentido baseado em experiência e evidências. O aprendizado é uma característica da humanidade e aprender em grupo gera resultados ainda maiores.
Um forte abraço e até a próxima leitura. Newmark | Educar para a excelência.